تهیه گزارشات سربار چگونه است؟

آنچه باید درخصوص تهیه گزارشات سربار بدانید

واحدهای اقتصادی و فعال همواره در حال محاسبه هزینه‌های دقیق تولید خود هستند که به‌صورت غیرمستقیم در دستیابی به سود بیشتر آن‌ها موثر است. بهای تمام شده کالاهای فروش‌رفته به واحدهای صنعتی و اقتصادی کمک می‌کند که برآورد درست و منطقی نسبت به هزینه‌های خود داشته و امکان مدیریت آن‌ها را داشته باشند. این نکته از آن جهت که در اختیار سرمایه‌گذاران نیز قرار می‌گیرد اهمیت بالایی دارد. یکی از مهم‌ترین پیش‌نیازها برای محاسبه بهای تمام شده، تهیه گزارشات سربار است.

اما این هزینه سربار چیست؟ در طول مقاله پیش‌رو قصد داریم کمی شما را با این مفهوم، انواع و نحوه گزارش‌گیری آن آشنا کنیم.

آشنایی با روند تهیه گزارشات سربار

در نگاه نخست بهتر است بدانید منظور از هزینه‌های سربار چیست؟!  معمولا در فرآیند تولید کالاهای مختلف هزینه‌های مختلفی صرف می‌شود که بخش مهمی از آن‌ها به‌صورت کاملا مستقیم برای تولید هزینه می‌شود. به‌عنوان مثال هزینه‌ای که برای خرید مواد اولیه تولید کالا صرف می‌شود، جزو هزینه‌های اصلی است که به‌طور مستقیم در تولید دخالت دارد. اما برخی دیگر از هزینه‌های مازاد که در این فرآیند دخالت چندانی ندارند و به‌صورت ضمنی هزینه می‌شوند را سربار می‌گویند.

با اینکه این هزینه‌ها به‌خوبی دیده نمی‌شوند، اما جزو بهای تمام‌شده کالا محسوب می‌شوند و نقش بسیار پررنگی در عملکرد یک سیستم اقتصادی دارند. گاهی حساب و کتاب همین خرج‌های مازاد حسابرسی را برای شرکت‌های کوچک و بزرگ کمی دشوار می‌کند. به‌همین علت یکی از مهم‌ترین مراحل در محاسبه بهای تمام‌شده، تهیه گزارشات سربار به‌صورت دقیق است.

ضرورت تهیه گزارشات سربار

هر سازمان و واحد تولیدی باید قادر به کنترل هزینه‌های خود بوده و حساب آن‌ها را به دقت داشته باشد. یکی از مهم‌ترین اقدامات حسابداری آن است که گزارشات مرتبط با این واحدهای تولیدی را تهیه کنند. درواقع این گزارشات باید در پایان هر دوره و توسط مدیران مالی یا حسابداران شرکت تهیه شود. معمولا بسیاری از حسابرسی‌ها و محاسبات مختلف بر پایه همین گزارش‌ها صورت می‌گیرند.

مدیران شرکت‌ها معمولا از روش‌های درون سازمان یا برون‌سپاری برای تهیه گزارشات سربار استفاده می‌کنند که به مقاصد مورد نظر خود دست یابند. این مدیران با شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان خود فرصت دارند که تحلیل‌های منطقی از شرکت خود داشته باشند و از این طریق به سود سرشاری دست یابند.

انواع هزینه‌های سربار تولید

گاهی هزینه‌هایی که به آن‌ها سربار گفته می‌شود، بسیار ناچیز هستند و ارتباط مستقیمی با محصولات تولیدشده ندارند. به‌همین دلیل معمولا نادیده گرفته می‌شوند. این هزینه‌ها در سه دسته کلی زیر هستند:

• دستمزد غیر مستقیم؛
• موارد غیر مستقیم؛
• سایر هزینه‌های سربار.

علاوه‌بر هزینه‌هایی که صرف دستمزد کارگران و پرسنل می‌شود، معمولا هزینه‌ای که برای بیمه این کارکنان یا مسائلی از این دست پرداخت می‌شود، جزو هزینه‌های سربار محسوب می‌شود و در تهیه گزارشات سربار لحاظ خواهد شد. این مسئله در حسابداری صنعتی اهمیت بسیار زیادی داشته و نقش موثری در محاسبه سود و زیان شرکت‌ها دارد.

نوع دیگری از هزینه‌های سربار وجود دارند که نمی‌توان از وجود آن‌ها چشم‌پوشی کرد؛ چراکه شامل هزینه‌های فراوانی می‌شوند. به‌عنوان مثال هزینه خرید مواد شوینده‌ای که برای تمیزکردن محیط کارگاه یا کارخانه‌ها استفاده می‌شود یا مسائلی از این دست، همگی جزو موارد غیر مستقیم سربار محسوب می‌شوند.

گاهی این هزینه‌ها شامل اقلامی می‌شوند که کمتر مورد توجه است و معمولا در طول فرآیند تولید صرف می‌شود. هزینه‌ای که برای سرویس، تعمیر و نگهداری دستگاه‌های مختلف صرف می‌شود نیز از این دسته هستند. به‌همین دلیل لحاظ کردن آن‌ها در گزارشات سربار اهمیت دارد.

نحوه تهیه گزارشات سربار

گاهی شرکت‌ها تهیه این گزارش‌ها را به افرادی خارج از سازمان و محیط درونی خود می‌سپارند و گاهی نیز تهیه این گزارش‌ها به پرسنل داخلی شرکت سپرده می‌شود. البته بسته به اینکه این سازمان تا چه اندازه بزرگ است و چه حجم معاملاتی دارد، این کار کاملا منطقی است. به‌عنوان مثال اطلاع از برخی ریزه‌کاری‌های مالی از عهده افرادی خارج از سازمان ممکن نیست.

البته گفتنی است کیفیت بالای کاری و محاسبات حرفه‌ای برخی سازمان‌های بیرونی سبب می‌شود که شرکت‌ها برای محاسبه دقیق و بی‌عیب و نقص بهای تمام شده کالاهای خود، از کمک این سازمان‌ها بهره‌مند شوند. از آنجایی‌که تهیه گزارشات سربار نقش بسیار تعیین‌کننده‌ای در محاسبه این بها دارد، دقت و صحت این گزارشات اهمیت بالایی دارد. از طرفی شرکت‌ها بر این اساس میزان سود و زیان نهایی خود را محاسبه خواهند کرد.

چگونگی گردآوری گزارش سربار

برای آنکه امکان تهیه این گزارش را داشته باشید باید به مدارک و اسناد تجاری مختلف شرکت‌ها دسترسی داشته باشید. از جمله آن‌ها باید به مدارک خرید اشاره کرد که تمام جزئیات خرید را به‌خوبی نشان می‌دهد. برگه‌هایی که به ثبت درخواست مواد مختلف و همچنین سایر ملزومات تولید مربوط می‌شود نیز شامل این اسناد است.

همچنین کارت‌هایی که به ثبت اوقات کار اختصاص دارد نیز از جمله این اسناد است. معمولا طبقه‌بندی این اسناد به شرکت‌ها کمک می‌کند که تهیه گزارشات سربار را به‌دقت انجام دهند. از طرفی باید اسنادی که ارتباط میان مراکز هزینه و این هزینه‌ها را مشخص می‌کند نیز در اختیار حسابدار یا مدیر مالی قرار بگیرد.

در مراحل بعدی باید این هزینه‌ها در دو دسته ثابت و متغیر تقسیم‌بندی شوند. در طول محاسبه باید به این مسئله توجه کنید که این هزینه‌های متغیر سربار با توجه به سطح تولید کاملا متغیر هستند. همچنین ثبت هزینه‌های واقعی سربار از مهم‌ترین نکاتی است که هنگام تهیه چنین گزارشاتی در نظر گرفته می‌شود. این گزارش‌ها معمولا در پایان دوره‌های مالی تهیه می‌شوند.

حرف آخر

یکی از مهم‌ترین نکات هنگام محاسبه بهای تمام‌شده برای شرکت‌های مختلف، توجه به هزینه‌های سربار آن‌هاست. این هزینه‌ها به‌صورت غیرمستقیم در جریان فرآیند تولید مصرف می‌شوند و گاهی از آن‌ها چشم‌پوشی می‌شود. با این حال این هزینه‌ها اهمیت بالایی در تعیین سود و زیان این شرکت‌ها دارند.

برای تهیه این گزارشات معمولا اسناد و مدارک مختلفی که در طول دوران مالی برای خرید و فروش به‌کار رفته است. همچنین بسیاری از اسناد مرتبط با ثبت سفارشات مختلف در طول دوره در اختیار مدیر مالی و حسابداری قرار می‌گیرد که قصد تهیه این گزارش را دارد.

هزینه‌های سربار معمولا شامل هزینه‌های بیمه پرسنل، بسیاری از هزینه‌های غیر مستقیمی است که در فرآیند تولید مستقیما دخالت ندارند.